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大分県 中津市 ベルリンメガネ ソフィベルリン Jewelry miite 2代目が綴る日々坦々 ブログ

  大分県中津市出身。家業を継いで、メガネ屋と宝石店の2代目の想う事を書きます。仕事以外の事がほとんどかもしれません(笑)

「2回目の成人式2017in中津」終了!これまでの振り返り~どうやって開催した?~

2回目の成人式2017in中津

こんばんは、大分県中津市でメガネとジュエリーのお店をやってます、松本逸文@berlin_mattsun です。 

 

昨日の余韻に浸る間もなく、2回目の成人式。準備から本番まで、長かったような短かったような。とにもかくにも無事に終わってほっとしてます。

 

参加してくれた人達は、みんな喜んでくれたみたい。それが一番、実行委員をやってきてよかったことかな。中学卒業以来だったらなんと25年ぶりの再会。25年って四半世紀。”世紀”って付くぐらい長い時間会ってなかったのに、会えば昔話に花が咲く。同級生だけが共有している不思議な縁だね。

 

さて、本番も終わったことだし、これまでの流れでもまとめとうかと。反省会は後日なので、その時上がった意見は、追記しよう。

 もし、今後こういう企画をやろうと考えてる人の参考になればと思って残します。

 

【はじめに】

今回開催した(ここまで5年続けてきた)「2回目の成人式」は、特に中津市主催とかではなく、個人的に集まって始めたものです。なので、支援とかそんなのは一切なし。自主企画自主運営の同窓会です。

 

【立ち上がり】

 どこからともなく、実行委員会のとりまとめ的な役をやってくれない?というお誘いがくる(これは僕個人の話)今回は、その話を振ってきた人物K君が、すでに場所と時間を押さえてくれてた。

 なので、まずやろうと思う場合、この場所を最初に確保のが大事。

 

その後、正式にやるかどうかを決めるために、各学校(今回は中学)の幹事になってくれそうな人に声をかける。

この声掛けのために、今回は「第0回実行委員会」を開催し、僕の声のかけやすい友達を誘って話し合い。各中学で幹事をやってくれそうな人をリストアップし、どこの中学の誰々さんには誰が声をかける?みたいなのを決めました。

duca555.hatenablog.jp

 こんな感じ。今年はこの第0回を9月初旬ににやったんだど、これをやるかやらないかは別にして、ちょっと立ち上がりが遅かったと反省。7月中、もしくは8月に始動できればかなり余裕があるかも。

 

【第1回実行委員会】

そうやって声をかけた各学校の幹事さんを集めて、第1回実行委員会を開催。僕は、先輩たちから引き継いだ資料があって、大体の流れがわかっていたので、遅れを取り戻すために、効率的にやりました。

 

まず第1回目の冒頭、集まってくれた幹事の皆さんに、2回目の成人式をやるかどうかの確認。もちろんやるつもりで集まってくれてるわけだから、反対はないんですけどね。

 

やると決まったら、何をしていかなければいけないか?

まずは時間のかかるものをさっさと決めてしまおう、ということで、

「ポスター」と「チケット」のデザインを確認。

去年までは第2回でやってたことだったけど、今年は第1回で、デザイン案を持っていてて、その場で意見をもらって、その意見をもとに、デザイン決定。これでまずはチケットの印刷ができるわけです。

それと、開催にあたって「協賛企業」のお願い。主に同級生がらみの会社様に協賛のお願いをしてください、と幹事の皆さんに依頼。依頼文と申込用紙、領収証も、この第1回までに用意していきました。

 

第1回のまとめ

・僕がやった準備

ポスター・チケットのデザイン案。協賛企業の依頼文と申込書・領収証を作成

・当日決めたこと

開催するかどうかを正式に決定。デザイン案の確定。協賛企業の依頼。

duca555.hatenablog.jp

 

 

【第2回実行委員会】

第2回は、協賛企業の確認とチケットを各学校割り当て分を配布しました。

それと、当日の役割を軽く発表と余興に何をすればいいか考えてきてね~っていうのを通達。

そして今後の実行員会のスケジュールの決定。こんなところ。

最初はこの日までに協賛企業を確定させて、ポスターの印刷に入るという予定だったけど、協賛企業の集まり具合がもうちょいだったので、協賛募集の期間を少し延長。次回第3回にポスターが配布できるギリギリまでにお願いすることにしました。

 

第2回のまとめ

・僕がやった準備

チケットの印刷とナンバリング。チケット管理表の作成。

・当日やったこと

チケットの各学校割り当て分を配布。協賛企業の確認。実行委員会スケジュールを決定。

duca555.hatenablog.jp

 

 

【第3回実行委員会】

第3回は、協賛金と、チケット販売分の回収。

やってみてわかったのが、だいたいチケットは12月ぐらいにみんな買い始めるということ。

だから11月初旬のこの時期ではあまり売れてなかったということ。だからこの時期はこんなものって思っても大丈夫。

あとは、余興をどうするかを決定。そのための準備を誰がするのかを決めました。

 

第3回のまとめ

・僕がやった準備

今回は特になし。

・当日やったこと

協賛金、チケット販売代金を回収。余興を決定。 

 

duca555.hatenablog.jp

 

 

第3回と4回の間で、広報活動して回ったりもしてました。

 

duca555.hatenablog.jp

duca555.hatenablog.jp

 

 

【第4回実行委員会】

第4回は、当日の役割分担を決定。司会や挨拶など、だれがするのかを割り振り。あと余興の景品を確定。

それと、参加人数の最低目標をお知らせして、幹事さんに声掛けをお願いする。

チケット販売分と協賛金も回収しました。1か月ほど前になると、ほとんどお金の回収と、声掛けのお願い。それとチケット販売状況の確認のみ。 

 

第4回のまとめ

・僕がやった準備

今回も特になし。

・当日やったこと

役割を決定。集金。声掛けのお願い。

duca555.hatenablog.jp

 

 

【第5回実行委員会】

 最終第5回は直前の本番10日前。チケットの販売状況の確認と、見込み(「行く」と言ってくれてるけど、チケットは販売していない)の人の人数を確認。

この人数により、会場に人数を報告し、飲食の内容を決定。

この日以降、当日までのチケット販売における対応を決定(LINEで半券の写真をアップしてリストか)

 

第5回のまとめ

・僕がやった準備

チケットの集計表作成。当日受付用のリストを作成開始。

・当日やったこと

協賛金、チケット代の回収。チケット販売状況の確認。見込みも含めて参加人数の確定。当日までのチケット販売の対応の指示

 

duca555.hatenablog.jp

 

【そして本番へ】

本番直前までは、チケットの管理。報告が上がってくり参加者を、リストに追加し、当日最初に受け取る半券とチケット代を集計。スムーズに受け取れるように準備してました。

 

 

こんな流れで、準備してきた「2回目の成人式2017in中津」当日は200名を超す同級生が参加してくれて、中学だけでなく高校時代の友達ともたくさん再会。同じ地域で生まれ育った同級生の懐かしく楽しいひと時をみんなで過ごすことができました。

 

 

 ということで、40歳の節目の大同窓会。それなりに大変だったけど、それ以上に楽しい思い出になりました。

 

 

 

 この写真、なんか好きなのよね。今見たら、後ろから指さされてるし(笑)

f:id:duca555:20170104184514j:image

 全体集合写真直前に撮った自撮り

 

 

 それでは、今日もここまで読んでくださった皆さま、ありがとうございました!

 

 

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